La firma elettronica come tutela legale per il tuo studio

Esistono diverse tipologie di firma elettronica a cui normalmente corrisponde una “forza giuridica”, ovvero un certo livello di valore legale. La cosa più importante da tenere in considerazione è che la firma digitale è una tipologia di firma elettronica che soddisfa requisiti particolarmente stringenti (tecniche crittografiche) e che la sua apposizione ha lo stesso valore della firma autografa.
Quali sono allora le principali caratteristiche che rendono la firma elettronica così autorevole? Vediamo le più importanti:

•  Autenticità: garantisce che il documento sia stato firmato da un individuo specifico e che non sia stato alterato o modificato.
•  Integrità: garantisce che il documento non sia stato modificato dopo essere stato firmato.
•  Non ripudiabilità: una volta che un documento è stato firmato digitalmente, non può essere negato che la firma appartenga all’individuo che l’ha firmato.
•  Praticità: rende molto più semplice e veloce la firma di documenti, in particolare per coloro che non sono in grado di essere fisicamente presenti per firmare (firma da remoto).

 Semplificazione dei processi: oltre la dematerializzazione
In virtù di queste considerazioni possiamo quindi affermare che la firma elettronica, nella gran parte delle sue varianti, ha pieno valore legale purché siano sempre rispettati i suoi requisiti. Vediamo concretamente in che modo le sue peculiarità si integrano perfettamente all’interno dei processi di uno studio medico e quali sono i vantaggi pratici della sua adozione.
È necessario però fare una premessa, cioè distinguere due processi diversi ma spesso confusi o accomunati: la dematerializzazione e la digitalizzazione. Dematerializzare un documento significa trasformare in formato digitale un documento cartaceo mentre per digitalizzazione dobbiamo intendere un documento che “nasce” già in formato digitale, spesso generato automaticamente da un software gestionale.
Come si può intuire facilmente, la digitalizzazione dei documenti rappresenta il processo che andrà ad impattare maggiormente sulla riduzione dei costi e sull’ottimizzazione del tempo. In che modo? Pensiamo ai documenti più comuni che ogni studio si trova quotidianamente a dover gestire: documenti di accettazione paziente (ad esempio il consenso informato), i preventivi e i piani di cura, le anamnesi, i documenti post-operatori e così via. Pensiamo ora al tempo che la segreteria dedica alla consegna dei documenti, al ritiro e all’archiviazione. In questo breve calcolo non dimentichiamo i costi legati alla carta.
In che modo un software gestionale come AlfaDocs può automatizzare questi processi? Supportando tutte le attività connesse alla gestione dei documenti come ad esempio l’invio automatico ai pazienti, garantendo la possibilità di compilazione e firma in completa autonomia e da qualsiasi dispositivo. Questo tipo di gestione automatica porterà una serie di vantaggi pratici per lo studio medico:

•  riduzione al minimo dell’impatto sulla segreteria;
•  azzeramento dei costi di carta e stampa;
•  più tempo per curare la relazione medico-paziente.

Il valore legale della firma On-Click Automatica di AlfaDocs: affidabilità e vantaggi
Uno dei presupposti più importanti di una firma elettronica che possa garantire una maggiore sicurezza rispetto a tipologie più “deboli” è senz’altro la garanzia di una connessione univoca con il firmatario del documento.
La Firma On-Click Automatica (FOCA) sviluppata da AlfaDocs parte da questo presupposto per garantire i più alti standard di sicurezza e valore legale. In che modo? Con l’adozione di alcune caratteristiche mirate al raggiungimento di questo standard e allo stesso tempo garantire pieno valore legale alla firma. Vediamo le principali:

•  Autenticazione OTP (One Time Password): una password che potremmo definire “usa e getta” (inviata tramite SMS), non vulnerabile come una tradizionale password statica (perderà la sua validità dopo il primo e unico utilizzo). La sua validità legale per la sottoscrizione di qualsiasi documento informatico ha reso questo tipo di autenticazione uno dei sistemi più diffusi in ambito bancario.
•  Certificato AlfaDocs: una volta che il documento è firmato, insieme a esso viene generato un certificato da AlfaDocs non riproducibile manualmente dove sono riportati tutti i dati relativi alla creazione del processo, metodi e device dal quale è stata applicata la firma, certificata da AlfaDocs quale fornitore terzo garante.

È possibile automatizzare il processo di firma? Sì, una volta stabilita la documentazione che richiede obbligatoriamente una firma, sarà AlfaDocs a gestire il processo con un solo click, apponendo su tutti i documenti una marca temporale con firma elettronica autorizzata via SMS OTP. A questo punto il paziente potrà firmare i documenti da qualsiasi dispositivo e in qualunque momento (anche comodamente da casa) con la certezza di un’archiviazione totalmente digitalizzata, sicura e sostenibile.

Diritto dell’informatica e privacy: il parere degli esperti
L’avv. Luigi Foglia, senior partner dello Studio legale Lisi, ci dà un autorevole contributo nel capire le dinamiche connesse all’utilizzo della firma elettronica: «Ormai quotidianamente lasciamo numerose firme elettroniche dietro al nostro passaggio online su di un sito di commercio elettronico o dialogando con la pubblica amministrazione. Una firma elettronica, infatti, secondo la normativa non solo italiana ma anche europea, non è altro che un insieme di dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare (da quelli di accettazione delle condizioni di un acquisto on-line a quelli relativi alla firma di un contratto o alla presentazione di un’istanza online): ciò che però differenzia una firma elettronica da un’altra è il grado di sicurezza e certezza con il quale questi “dati elettronici” legano un documento informatico a una determinata persona fisica. Occorre, quindi, individuare il grado di sicurezza necessario per garantire la corretta sottoscrizione dei nostri documenti: si tenderà a scegliere la firma digitale nei casi in cui c’è maggiore esigenza di sicurezza mentre saranno sufficienti firme avanzate o semplici nei casi in cui la comodità di utilizzo e di gestione risulti prevalente. Non sempre è facile scegliere quale sia la firma elettronica migliore da utilizzare ma avere la possibilità di farlo risulta sicuramente la scelta vincente».

 Be an Alfa Doc: i nostri workshop per sfruttare al meglio le opportunità digitali
“Be an Alfa Doc” è un format con una storia recente, uno spazio di incontri che il nostro team ha creato con la volontà di trattare temi rilevanti per il settore medico. Questi workshop sono un’opportunità unica per i medici di acquisire competenze pratiche non soltanto sul software gestionale AlfaDocs ma anche discutere argomenti attuali come l’utilizzo della firma elettronica, la Privacy dei pazienti o ad esempio l’invio dati al Sistema TS.

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