Biosfera software - caso studio: ambulatorio odontoiatrico informatizzato non soddisfatto

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Biosfera software - caso studio: ambulatorio odontoiatrico informatizzato non soddisfatto

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Arcangelo Zullo - Biosfera s.r.l.

By Arcangelo Zullo - Biosfera s.r.l.

gio. 27 ottobre 2022

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Alla domanda “quanto è importante oggi la tecnologia all’interno dello studio odontoiatrico?” penso che ogni odontoiatra risponderebbe “tanto, assolutamente tanto”. Ma viene sfruttata a dovere tutta questa tecnologia?

Credo non esista peggior investimento dell’acquistare risorse tecnologiche e sottoutilizzarle per mancanza di formazione all’uso e soprattutto per mancanza di supporto nel periodo (più o meno lungo) che segue l’acquisto. A tal proposito, vorrei raccontarti una delle diverse storie che mi sono successe durante le mie frequentazioni di studi odontoiatrici. Tra le varie tecnologie presenti in uno studio, vorrei parlarti nello specifico del classico software gestionale per le schede pazienti e parte amministrativa/statistiche. Questo è l’argomento principale del quale mi occupo con la mia azienda Biosfera s.r.l. dal 1998.

Ad Aprile 2021 vengo contattato da un odontoiatra (nome di fantasia, Dott. Rossi) perché interessato al nostro software gestionale per studi odontoiatrici.

Il Dott. Rossi da anni utilizzava un software che però a suo avviso veniva impiegato al minimo delle sue potenzialità perché non lo sapevano usare. Allora chiesi - «perché non contattate la ditta di quel gestionale per avere maggior formazione?». La risposta del Dott. Rossi non mi sorprese: «Eh ci dicono che c’è il manuale cartaceo, sito web dove andare a leggere… Insomma ci dobbiamo arrangiare. Chi ne ha il tempo? Se invece vuoi parlare con qualcuno o addirittura far venire una loro persona qui in studio… ti chiedono costi esorbitanti. Abbiamo provato anche questa soluzione una volta, ma è venuto un tizio che ha fatto la sua lezioncina di carattere tecnico (come funziona questo, come funziona quello, quale pulsante premere, etc.) senza entrare nelle problematiche quotidiane dello studio e di come il software potesse aiutarci a risolverle. E pensare che ogni anno gli lascio un rene come pagamento del canone di assistenza»

Detto ciò, feci una dimostrazione dei nostri software basata sulle loro esigenze/richieste mostrando così solo ciò che gli interessava. A metà luglio 2021 avveniva il passaggio dal vecchio al nuovo software con la relativa conversione dati. Applicai la nostra consolidata formula del 1+2 giorni che si svolge direttamente in studio, ossia 1 giorno di formazione e 2 giorni di affiancamento. Con questo approccio diretto lo studio fu in grado di usare l’agenda, aggiornare schede pazienti, emettere preventivi e fatture.

Poi seguì, come sempre, un programma di tele-formazione con piccoli collegamenti a cadenza settimanale in modo da risolvere i primi dubbi o incertezze. La formazione che rilascio non è solo di carattere tecnico, ma è soprattutto di carattere “funzionale” per la risoluzione di problematiche legate alla gestione delle informazioni e la loro interpretazione. A settembre 2021 lo studio del Dott. Rossi aveva la sensazione di utilizzare Biosfera software da sempre, forse anche per la sua semplicità di utilizzo.

Finalmente hanno un sistema automatico di promemoria per gli appuntamenti dei pazienti con invio di SMS o messaggi WhatsApp. Ad un anno ormai di distanza, il piano formativo sta continuando con collegamenti di tele-formazione, logicamente più radi, ma sempre programmati, in modo da fare un passetto in avanti. In questo momento stiamo analizzando pazienti “dormienti” e pianificando la strategia più adatta per ricontattarli in base alle terapie svolte in passato.

Abbiamo clienti coi quali la formazione sta andando avanti da oltre dieci anni perché i nostri software sono in continuo sviluppo, realizzando nuove caratteristiche e funzionalità utili alla buona gestione clinica ed amministrativa dello studio. Il Dott. Rossi oggi mi dice che gli siamo costati più di un rene ma che i fatti parlano di una bella storia e proiettata a futuri miglioramenti.

www.biosferasoftware.it

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