DT News - Italy - Mathias Kuepper: “Abbracciare la sfida di portare IDEM sul digitale”

Monique Mehler, Dental Tribune International

mar. 30 giugno 2020

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Da luglio 2014, Mathias Kuepper lavora come amministratore delegato di Koelnmesse Singapore, dove, oltre alle sue altre responsabilità, organizza la principale fiera dentale del Sud Est asiatico IDEM Singapore, che si svolge ogni due anni.

A causa dell’attuale pandemia di SARS-CoV-2, l’IDEM 2020 in loco è stata annullata e sarà un’esperienza completamente digitale al fine di garantire la salute e la sicurezza del personale e dei visitatori. In un’intervista con Dental Tribune International, Kuepper ha spiegato perché Koelnmesse ha deciso di spostare IDEM online, ha condiviso intuizioni su ciò che è stato necessario per ricostituire l’evento e ha tentato di rispondere alla grande domanda che tutti si pongono: in che modo SARS-CoV-2 influenzerà l’industria dentale a lungo termine?

Mr Kuepper, alla fine di marzo, è stato annunciato che IDEM 2020 diventerà un’esperienza interamente digitale. Cosa ha portato Koelnmesse a questa decisione? Ci sono mai state conversazioni sull’annullamento della fiera come hanno fatto altri nel settore?
La decisione di passare al digitale nel 2020 è stata, ovviamente, guidata dalla situazione SARS-CoV-2. È diventato chiaro che non saremmo stati in grado di portare a termine il nostro piano iniziale per riprogrammare l’evento fisico da aprile a giugno e ulteriori rinvii non sono stati presi in considerazione a causa della crescente situazione.

Una cancellazione definitiva avrebbe comportato un gap di quattro anni senza eventi internazionali per l’industria dentale nel sud-est asiatico. Allo stesso tempo, la cancellazione di eventi aveva portato a una carenza di opportunità per i dentisti di guadagnare punti di formazione continua sufficienti quest’anno. Con un programma di conferenze già in atto, è stata quindi una decisione facile per IDEM passare al digitale e offrire i nostri contenuti scientifici online.

Ha inoltre offerto ai nostri fedeli espositori l’opportunità di essere presenti online e di fare rete con i professionisti del settore dentale in modo sicuro.

Uno dei motivi principali per cui i professionisti di tutto il mondo partecipano agli eventi è quello di mettersi in contatto con i loro colleghi di persona e sperimentare in prima persona i prodotti in mostra. Ora, con un evento puramente virtuale, mancano questi importanti fattori. Pensi che ci sia un modo per la versione online di IDEM di compensare questo?
Il valore degli eventi dal vivo e degli incontri faccia a faccia è insostituibile e non saremo in grado di replicarlo con l’IDEM digitale. Mentre i contenuti scientifici possono essere distribuiti in modo relativamente semplice virtualmente, l’esperienza di networking – un incontro durante una pausa caffè e, soprattutto, l’opportunità per i produttori di mostrare, spiegare e dimostrare personalmente i prodotti – non sarà certamente all’altezza di un evento fisico. Pertanto, invece di provare a ricreare questi fattori, il nostro team si concentrerà sulla creazione di nuove esperienze all’interno dell’evento digitale.

Un vantaggio dell’evento online sarà che i partecipanti saranno in grado di visualizzare e rivedere le sessioni della conferenza più volte al proprio ritmo di apprendimento. Ci impegneremo a introdurre nuovi modi per coinvolgere i nostri partecipanti e per gli espositori di presentare i loro prodotti e soluzioni. I partecipanti non vedono l’ora di connettersi con i loro colleghi attraverso chat dal vivo, scoprire nuovi prodotti e interagire con i nostri espositori al fine di capire come queste soluzioni li aiuterebbero nei loro studi.

Tenendo conto delle limitazioni, abbiamo preso una decisione consapevole da parte nostra di offrire la partecipazione di base all’evento digitale gratuitamente a tutti i nostri fedeli espositori IDEM e di rimborsare completamente la quota di partecipazione per l’evento fisico.

Quali sono le maggiori sfide nel mettere insieme l’evento online e in che modo il processo organizzativo differisce dalla pianificazione di un evento dal vivo?
Come puoi immaginare, abbiamo trascorso gli ultimi due anni a pianificare IDEM 2020; pertanto, passare all’ultimo momento alla creazione di un evento online non è privo di sfide. Anche la creazione di un evento digitale è una novità per il nostro team, ma stiamo abbracciando l’esperienza. Molti fattori vengono considerati quando si sceglie una piattaforma digitale per ospitare un evento come quando si sceglie un luogo fisico.

La scelta del centro congressi può creare o distruggere un evento fisico e, allo stesso modo, era importante garantire che il nostro sistema digitale potesse supportare l’evento al fine di fornire un’esperienza positiva in tutto. Alcune altre considerazioni chiave sono state la presentazione adeguata dei prodotti e dei servizi dei nostri espositori e la fornitura di contenuti accessibili a chiunque, dovunque e ad un prezzo accessibile. Per soddisfare questi requisiti, un importante cambiamento che abbiamo apportato al fine di creare un’esperienza positiva per i partecipanti di IDEM 2020 è che l’evento digitale duri due mesi anziché i soliti tre giorni. Ciò consentirà a tutti di accedere alle sessioni della conferenza ed esplorare la mostra secondo i propri ritmi e comodità.

Queste modifiche all’organizzazione e al formato di IDEM si riflettono anche nel nostro approccio di marketing, che abbiamo spostato per concentrarci sulla flessibilità e l’interattività della piattaforma online.

Servono migliaia di ore lavorative per la pianificazione di un grande e prestigioso evento come IDEM. In che modo il passaggio da un evento dal vivo a una versione online ha influenzato personalmente te e il team dell’organizzazione?
Naturalmente, siamo rimasti delusi dal non fare l’evento che avevamo programmato. Abbiamo trascorso molto tempo a pensare a come portare un nuovo approccio a IDEM 2020, ed eravamo entusiasti di introdurre diverse nuove aggiunte e modifiche al solito formato. Uno di questi cambiamenti, ad esempio, è stato quello di organizzare seminari sul piano espositivo.

Sebbene non siamo stati in grado di ospitare la conferenza e la mostra in aprile come previsto, siamo grati di aver preso la decisione di passare a una piattaforma digitale. Il nostro scopo principale è quello di servire la comunità dentale fornendo opportunità di apprendimento e di networking e siamo ancora in grado di raggiungere questo obiettivo in modo ragionevole attraverso il nostro evento digitale. Siamo immensamente grati agli espositori, ai relatori e ai partecipanti che continuano a sostenere e dimostrare il loro impegno nei confronti di IDEM.

La pandemia SARS-CoV-2 ha cambiato il mondo. Quali pensi siano gli effetti a lungo termine sull’industria dentale?
Ci sono ancora così tante incognite su SARS-CoV-2 e l’odontoiatria come professione potrebbe dover adattarsi imparando a condurre gli affari in un modo nuovo. Mentre l’igiene e la sanificazione sono sempre state una priorità, ora sono di fondamentale importanza. Ci sarà maggiore enfasi sul controllo delle infezioni e sull’attuazione di queste misure a diversi livelli.

La formazione continua in odontoiatria sarà ancora essenziale. Come organizzatori di eventi, è importante che continuiamo ad adattarci per fornire contenuti pertinenti in modo tempestivo e in vari formati, come gli eventi online. Le nuove misure negli studi e le restrizioni relative ai viaggi internazionali potranno anche essere la norma per qualche tempo.

Per il team organizzativo IDEM, anche se prevediamo di riportare l’evento al suo formato fisico nel 2022, continueremo a rimanere al passo con queste sfide e cercheremo di trovare modi convenienti per garantire che la nostra comunità sia ascoltata e possa partecipare in modo flessibile ai programmi di apprendimento. Siamo pronti, come sempre, a supportare le esigenze della comunità dentale.

Nota editoriale: ulteriori informazioni sull’evento sono disponibili sul sito ufficiale IDEM.

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