Sei passi verso la digitalizzazione dello studio

Che siano preventivi, polizze assicurative, copie stampate di immagini, la carta farà sempre parte di uno studio odontoiatrico. Ciò detto, diversi studi hanno veramente eliminato il materiale cartaceo. Nonostante questo processo sia più facile per uno studio in fase di avvio, con un’adeguata pianificazione, anche gli studi già esistenti possono raggiungere questo obiettivo.
Molti odontoiatri americani sono probabilmente al corrente che il Governo Federale impone che tutti i documenti dei pazienti non siano più su supporto cartaceo entro la fine dell’anno 2014. Per molti studi la sfida è valutare gli acquisti attuali e futuri per assicurare che tutti i sistemi si integrino correttamente tra loro. Mentre molti dentisti hanno un orientamento prettamente visivo e tendono quindi a focalizzarsi su ciò che possono vedere e toccare, alcune delle decisioni più importanti sono legate a standard più astratti. Ho quindi sviluppato un elenco di sei punti che ritengo obbligatori per ogni dentista che implementa nuove tecnologie nel suo studio e raccomando di completare ogni passaggio in modo sistematico.

Software gestionali
Il tutto inizia dal software amministrativo che gestisce lo studio. Per sviluppare uno studio senza supporti cartacei, questo software deve essere dotato di alcune funzioni veramente basilari. Per gli studi che vogliono eliminare la carta, è necessario considerare ogni componente cartaceo della cartella dentale e tentare di trovare un’alternativa digitale. Per esempio, la cartella iniziale, i piani di trattamento, la gestione delle assicurazioni e dei rimborsi, l’attivazione del servizio di richiamo periodico, nonché altre svariate funzioni utilizzate quotidianamente. Molti programmi più vecchi non hanno queste caratteristiche e se gli studi desiderano progredire, gli odontoiatri devono considerare l’acquisto di un software più moderno per lo studio.
È importante sapere che, per quanto preferiamo che il nostro software gestionale comprenda tutte queste funzioni, la maggior parte di esse sono incluse. Fortunatamente, vi è un numero di programmi di terze parti che possono supplire ad alcune funzionalità laddove i programmi di gestionali non arrivano, come i programmi che permettono la digitalizzazione di moduli che richiedono la firma del paziente e programmi che possono ridurre la procedura di inserimento di annotazioni mediante pochi click del mouse.

Software per la gestione delle immagini
Questa è probabilmente la decisione più impegnativa per qualsiasi studio. La maggior parte dei programmi gestionali prevede un modulo per la gestione delle immagini. Per esempio, Eaglesoft ha Advanced Imaging, Dentrix ha Dexis, Kodak ha Kodak Dental Imaging e così via. Questi moduli sono strettamente integrati con il software gestionale e tendono a lavorare meglio con sistemi digitali venduti dalla stessa azienda.
Per esempio, avere un modulo per immagini integrato rende molto facile allegare immagini alle pratiche con pochi click. Però, ci sono anche molti programmi di imaging di terze parti che si collegano molto facilmente con il software gestionale e offrono maggiori opzioni e flessibilità, anche se con una minore integrazione. Non esiste un sistema perfetto. La scelta è tra il pagare di più per una maggiore integrazione o pagare di meno per una maggiore flessibilità. Tra i programmi di gestione delle immagini più conosciuti vi sono: Apteryx XRayVision, XDR e Tigerview.

Progetto della zona operativa
I giorni di una sola videocamera intraorale e di un monitor TV nell’angolo superiore sono oramai stati sostituiti da sistemi più moderni. La maggior parte degli studi usa almeno due monitor nella sala operativa, uno per il paziente per la visione di immagini, o per la consultazione o il suo intrattenimento, e uno per l’odontoiatra e il personale per la visualizzazione della cartella, del piano di trattamento e per ogni informazione relativa all’assicurazione e alla gestione economica, la programmazione giornaliera o altre informazioni che il dentista preferisce che il paziente non veda. Microsoft Windows prevede alcune funzionalità che permettono agli odontoiatri di controllare esattamente quello che appare su ogni schermo.

Ci sono diversi aspetti ergonomici che devono essere tenuti in considerazione quando si istallano monitor, tastiere e mouse. Per esempio, una tastiera collocata in una posizione che obbliga il dentista a ruotare la schiena causerà problemi, così come un monitor posizionato in modo non corretto. Un’altra importante decisione riguarda il fatto se il dentista preferisca che i pazienti vedano il monitor oppure no quando sono completamente reclinati sulla poltrona. In questo caso, le opzioni per il posizionamento del monitor sono più limitate. Vi sono monitor altamente tecnologici che non solo permettono al paziente di vedere il monitor, ma creano anche un ambiente più rilassante per i pazienti in caso di sedute prolungate.

Hardware del computer
Dopo aver scelto software e progettato la zona operativa, è il momento di aggiungere i computer. La maggior parte degli studi necessiterà di un server personalizzato al fine di proteggere i dati, e con la necessaria potenza per attivare la rete. Il server è la linfa vitale di ogni rete ed è importante dotarsi di un
server che abbia un sistema di back-up per quelle rare volte in cui si verifichino problemi a un disco fisso, in modo da recuperare facilmente i dati. Le workstation devono essere configurate per gestire tutte le necessità grafiche dello studio, soprattutto se si sta considerando di passare all’imaging digitale.
I computer posizionati nell’area operativa spesso sono differenti dai computer della segreteria: avranno maggiori capacità di display, schede video migliori per la gestione dell’imaging digitale, dimensioni inferiori per il posizionamento all’interno dei mobili e tastiera e mouse wireless. Una caratteristica spesso trascurata è che più piccolo è il computer e maggiore è il calore generato. Il calore è il nemico numero uno dei computer e, dato che molti odontoiatri posizionano il computer all’interno di un mobile in posizione a ore 12, è fondamentale avere un’adeguata ventilazione.

Sistemi digitali
La scelta del software di imaging detterà la compatibilità dei sistemi. Per molti aspetti, la radiografia digitale è la tecnologia più innovativa del momento. Grazie alla radiografia digitale, gli odontoiatri riscontrano una maggior efficienza dovuta alla possibilità di acquisire e visualizzare immagini più rapidamente, a una diagnostica migliore, al risparmio di costi tramite l’eliminazione di pellicole e prodotti chimici e a una più alta accettazione del caso tramite la condivisone con il paziente delle sue esigenze terapeutiche. Tutti i sistemi hanno i loro pro e i contro e i dentisti dovranno valutare ogni sistema sulla base di una serie di standard indispensabili per il proprio studio. Per alcuni potrebbe essere la qualità delle immagini, per altri il costo dei sistemi, la garanzia del sensore, la reputazione del produttore o la compatibilità dei sensori con il software di gestione delle immagini già in possesso. Bisogna ricordare che le videocamere intraorali sono tuttora un eccellente supporto per ogni studio perché permettono ai pazienti di vedere gli elementi che, solitamente, solo il professionista riesce a vedere.

Protezione dei dati
Per uno studio senza supporti cartacei la protezione dei dati è fondamentale ai fini di prevenire la perdita di dati a causa di fallimenti informatici o errori dell’utente. Come minimo, ogni studio dovrebbe usare software antivirus per proteggersi contro la moltitudine di virus, un firewall per proteggersi contro gli hacker che tentano di infiltrarsi nella rete e avere protocolli di back-up semplici e verificabili in modo da essere in grado di recuperare i dati qualora necessario. I protocolli di back-up sono tanti quanto il numero di studi, ma è fondamentale che il back-up sia eseguito giornalmente e che possa essere recuperato rapidamente. Il termine moderno è: continuità operativa. Non sono importanti solo i dati per i quali si esegue il back-up, ma è fondamentale anche la velocità con cui il sistema può essere ripristinato dopo un problema dovuto a fallimento del server, incendio o allagamento.

Per gli studi che desiderano essere privi di supporti cartacei, è fondamentale valutare tutti i sistemi che necessitano di essere sostituiti mediante un supporto digitale e adottare un approccio sistematico per implementare questi nuovi sistemi all’interno dello studio. La maggior parte degli studi riceverà il consiglio di sostituire un dispositivo alla volta, per acquisire esperienza prima di aggiungere ulteriori nuove tecnologie. Questa procedura di passaggio dal supporto cartaceo alla pratica digitale richiede solitamente un periodo che va dai 9 ai 18 mesi.

L'articolo è stato pubblicato sul numero 1 di Cad-Cam 2012.