Gestione informatizzata del magazzino: come trasformarlo da problema a risorsa

Nell’era pre-digitale la sua organizzazione era affidata alle sapienti arti delle ASO, capaci di scovare il prodotto richiesto anche in sterminati magazzini “a vista” e di mandare a memoria i prodotti mancanti per ore prima di aver tempo per annotarli sulla lavagnetta in sterilizzazione. Metodologia datata, eppure non mancava quasi mai niente. Fino a quando non mancava l’ASO.

Nell’era digitale l’organizzazione di magazzino resta sempre appannaggio dell’ASO, ma in un sistema di informazioni aperto, condiviso, istantaneo e, soprattutto, controllato. Il lavoro importante è tutto concentrato a monte, nella creazione del database: quanto più complete sono le anagrafiche tecniche ed economiche degli articoli, tanto più il software gestionale farà risparmiare tempo e ridurre i rischi di errore durante l’operatività quotidiana (attività di carico e scarico).

Analogamente è indispensabile individuare il responsabile di magazzino e il jolly in caso di assenza, la metodologia e la cadenza per l’approvvigionamento dei riuniti, per la verifica dei sottoscorta, per la preparazione degli ordini e per il controllo e lo stoccaggio della merce in arrivo. Attività propedeutiche, effettuate una tantum, da considerarsi un investimento temporale ad alta redditività per i mesi e gli anni futuri.

Concluse le attività preliminari arriva il momento topico: l’inventario, durante il quale ci si rende conto delle limitazioni di un magazzino non digitale: articoli scaduti, strumentario obsoleto, materiale in esubero frutto di acquisti “in offerta speciale”, residui di sperimentazioni di nuovi prodotti o di particolari esigenze del collaboratore di turno, migliaia di euro immobilizzati o mal investiti.

L’inventario è quindi una vera e propria esperienza di team building: tutto il personale viene coinvolto nel conteggio e nella riorganizzazione logistica. Tutti partecipano e imparano, tutti faticano per un obiettivo comune e tutti contribuiranno con piacere al mantenimento nel tempo del nuovo status quo.

Le attività di preparazione dell’ordine, di carico e scarico merce e i relativi controlli (pacco vs ddt, ossia documento di trasporto, ddt vs ordine, sottoscorta, scadenze) diventano più veloci e agevoli per effetto di ricerche strutturate (descrizione, codice interno, codice a barre) e automatismi (crea ordine da sottoscorta, crea ddt da ordine).

La gestione informatizzata del magazzino culmina la sua performance a consuntivo quando, a fine anno o in qualunque altro momento, si potranno “tirare le somme” e verificare quantità e valore del materiale acquistato, entità scaricate ad ogni singolo reparto, valorizzare le giacenze (obbligatorio per gli studi costituiti in forma di srl), e comparare i prezzi unitari di acquisto per ogni fornitore.

Digitalizzazione, ottimizzazione e acquisti consapevoli sono i fattori di successo negli studi altamente performanti.

L’autore approfondirà l’argomento durante il II Congresso Management dello Studio e della professione odontoiatrica: L’IMMAGINE | L’ORGANIZZAZIONE | LA CLINICA EFFICACE nella relazione di sabato 22 settembre, ore 11.30-12.15. Scarica QUI la brochure provvisoria.

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