Un workflow innovativo che rivoluziona lo studio dentistico: tutto parte dall’area logistica

Buongiorno, dott. Amosso. Ci parli del vostro flusso di lavoro, in che modo rende innovativo lo studio dentistico?
Buongiorno. Negli ultimi anni abbiamo riorganizzato in modo profondo il flusso operativo dello studio, introducendo un modello gestionale che ha migliorato l’efficienza, la sicurezza e la qualità delle prestazioni. Il cambiamento più significativo è stato lo spostamento del baricentro operativo dalle sale cliniche a un’area specificamente progettata: quella che abbiamo definito area logistica. Non si tratta di un semplice magazzino, ma di un vero e proprio centro di coordinamento, pensato per ottimizzare tutte le attività non cliniche che sostengono il lavoro alla poltrona. È un concetto che nasce da esigenze reali e che ha dimostrato nel tempo la sua efficacia.

Entriamo nell’aspetto tecnico. In cosa consiste l’area logistica?
Nel nostro modello organizzativo, l’area logistica rappresenta un’evoluzione sostanziale rispetto al tradizionale concetto di magazzino.

Quindi non si tratta del classico magazzino?
Assolutamente no. Il nostro magazzino è strutturato su due livelli distinti: uno per il materiale di consumo, l’altro per lo strumentario operatorio. Ma oltre a svolgere la funzione classica di stoccaggio dei materiali questa zona è stata progettata come un hub operativo multifunzionale, in cui si concentrano una serie di attività strategiche fondamentali per l’efficienza dello studio.
Le principali funzioni affidate all’area logistica includono:

• gestione e conservazione dello strumentario chirurgico (Fig. 1);
• l’allestimento dei box operatori personalizzati per ogni procedura (Fig. 1);
• la gestione informatizzata degli ordini e delle forniture (Fig. 2);
• la compilazione e l’archiviazione dei test di sterilizzazione (Fig. 3);
• il monitoraggio sistematico delle scadenze;
• la pianificazione anticipata degli interventi chirurgici (Fig. 4).

Ciascuna di queste attività concorre a creare un flusso di lavoro più fluido, tracciabile e sicuro.

Gestione e conservazione dello strumentario chirurgico: come nasce quest’idea?
L’intuizione è nata durante la prima ondata della pandemia da COVID-19, quando si è resa necessaria l’adozione di misure straordinarie per ridurre il rischio di contaminazione crociata. In quel contesto, abbiamo rimosso tutto lo strumentario dalle sale operative, ricollocandolo in un’area separata, dedicata e isolata. La cosa oggi può sembrare eccessiva, ma all’inizio del 2020 non lo era affatto. Dopo aver adottato questo sistema per due anni in piena emergenza, abbiamo compreso che poteva davvero funzionare. A distanza di quattro anni, possiamo affermare che all’interno della nostra realtà organizzativa questo approccio funziona molto bene. Quella che inizialmente era una misura provvisoria si è progressivamente trasformata in una scelta strutturale. La centralizzazione dello strumentario in un’unica area ha generato benefici tangibili in termini di efficienza, ordine e controllo, migliorando in modo significativo il flusso operativo quotidiano (Fig. 1).

Quindi gli strumenti non vengono più conservati nelle sale?
All’interno delle sale operative vengono conservati esclusivamente i materiali monouso, come guanti, bicchieri, vassoi e teli protettivi. Tutto lo strumentario chirurgico e il materiale riutilizzabile, invece, è custodito in modo sistematico nell’area logistica.

Preparazione dei box operatori: come viene gestita la preparazione?
Nella stessa area logistica si svolge la preparazione centralizzata dei box operatori. La preparazione avviene al termine di ogni turno lavorativo: ogni box operativo viene allestito con un tray contenente lo strumentario sterilizzato (tray chirurgici) e il materiale monouso necessario alla procedura clinica prevista. Questo consente di eseguire in studio in parallelo l’attività clinica e l’organizzazione logistica, evitando le classiche interruzioni causate dalla ricerca degli strumenti mancanti in sala (Fig. 1).

Gestione degli ordini: la gestione parte anch’essa dall’area logistica?
Esattamente. Grazie alla presenza di un terminale con accesso al nostro magazzino virtuale, l’addetto/a può generare gli ordini in modo semiautomatizzato. Questo evita di occupare tempo e spazio nelle aree operative e in quella amministrativa. Inoltre, la concentrazione di tutti i materiali in un unico ambiente rende la procedura più efficiente e precisa (Fig. 3).

Come gestite la documentazione e la validazione dei processi di sterilizzazione all’interno dello studio?
Abbiamo predisposto in area logistica (e non nell’'area sterilizzazione, per motivi igienici) uno spazio dedicato alla documentazione relativa alla validazione dei processi di sterilizzazione. Ogni fase del ciclo di sterilizzazione viene validata tramite test specifici, dal controllo del termodisinfettore, alla verifica della termosigillatrice, fino all’esecuzione dei test biologici e chimici di sterilizzazione (Fig. 2).

Personale dedicato: chi si occupa delle attività dell’Area Logistica?
Dipende dalla struttura organizzativa dello studio. Può essere svolta da un ASO o un CSO (ad eccezione della validazione dei processi di sterilizzazione). Ciò che reputo fondamentale è che ogni fase del processo venga seguita dalla stessa figura, così da ridurre al minimo il rischio di errori.

Controllo delle scadenze: quali sono i vantaggi?
La centralizzazione di tutto il materiale all’interno di un’unica area dedicata consente un monitoraggio sistematico e standardizzato delle date di scadenza. Grazie all’ausilio del magazzino virtuale, con cadenza mensile i materiali prossimi alla scadenza vengono identificati e rimossi, mentre lo strumentario chirurgico è sottoposto a un ciclo di ri-sterilizzazione.

Organizzazione dello strumentario: anche questa attività si svolge in area logistica?
Sì. Durante un rapido briefing giornaliero ci occupiamo dell’organizzazione dello strumentario in base agli interventi previsti per il giorno successivo. Questo ci permette di coordinare i cicli di sterilizzazione e di predisporre per tempo i tray operatori necessari, in modo da evitare sovrapposizioni o carenze durante l’attività clinica. Una gestione anticipata dello strumentario consente di lavorare con maggiore fluidità, riducendo il rischio di ritardi operativi e migliorando l’efficienza complessiva dello studio (Fig. 4).

Verso il futuro: ritiene che questo modello rappresenti il futuro dello studio odontoiatrico?
Credo ci sia ancora molto da fare in termini di logistica odontoiatrica. A mio modo di vedere questo approccio migliora l’efficienza, riduce lo stress operativo e apre la strada a una possibile automazione di alcune aree dello studio. Proprio come avviene in altri settori industriali, alcune mansioni potranno essere ricollocate, valorizzando le competenze del personale.

Quale consiglio si sentirebbe di dare ai colleghi che vogliono migliorare l’organizzazione del proprio studio?
Una gestione logistica centralizzata, efficiente e ben organizzata è un elemento strategico per migliorare il flusso di lavoro, ridurre gli errori, aumentare la produttività e garantire la massima sicurezza al paziente. L’area logistica non è più un semplice magazzino, ma un vero e proprio centro operativo dello studio odontoiatrico moderno.